Mi az e-számla?

Frissítve: 2013.01.23

Az elektronikus számla és a papír alapú számla között nincs lényegi különbség, mindkettő ugyanúgy használható. Az elektronikus számla megjelenésében különbözik, nem papírra készül, hanem egy digitális fájl, jellemzően PDF formátumú.

A Héa. irányelv 217. cikke a következőt mondja ki:

Ez a meghatározás nagyon tág, hiszen akár a beszkennelt papírszámla is minősülhet e-számlának a fenti defincíió alapján. Mire hát a felhajtás?
A probléma, hogy a digitális fájlok módosíthatóak, és ez számviteli bizonylatoknál bizony elég fontos szempont.

A Héa. irányelv 233. cikke ezt mondja ki:

Az irányelv ránk bízza, hogy ezt hogyan tesszük meg, máig azonban két megoldás terjedt el, ezek közül is az első a gyakrabban alkalmazott módszer: PKI és EDI rendszerű e-számla. A PKI rendszer (elektronikusan aláírt és időbélyegzett dokumentum, legtöbbször PDF fájl) előnye, hogy egyszerűen adaptálható, nem jár különösebb beruházással. Cikkünk megállapításai elsősorban erre a megoldásra vonatkoznak.

Az e-számla eredetiségét két elem igazolja, az elektronikus aláírás és az időbélyeg. Ezek nélkül az elektronikus számla nem tehető a könyvelésbe, nem elszámolható. Mindig szükséges az elektronikus aláírás ellenőrzése, hogy meggyőződjünk róla, ki állította ki a számlát.

Az e-számla fájlt elektronikus úton, például email csatolmányban (kevésbé biztonságos) ill. letöltőoldalon keresztül vagy egy zárt, úgynevezett EDI rendszerben küldhetjük meg a vevőnek (őt nevezzük befogadónak). Az elektronikus számla kibocsátása és befogadása is felkészülést igényel minkét részről. A kibocsátónak rendelkeznie kell a hitelesített elektronikus aláírással és időbélyegekkel. A befogadónak meg kell oldania a befogadott számlák tárolását és kontírozását.

Az elektronikus számla papír alapon nem jelenik, nem jelenhet meg. A könyvelésbe nem tehető a kinyomtatott e-számla sem, azt digitális formában kell megőrizni. A digitális számláról akárhány másolat készíthető, mindegyik az eredetivel teljesen egyezőnek felel meg. (Kinyomtatható-e az e-számla?)

Az elektronikus számla előnyei:

• nagy tömegű kiállítás esetén olcsóbb az előállítása
• nagy mértékben automatizálható, munkaidő spórolható
• biztosan eljut a vevőhöz, az átvétel ellenőrizhető (nyomkövetés)
• gyorsabban kézbesíthető, kiállítás után azonnal elérhető
• tárolása jelentősen olcsóbb a papírhalmokénál
• évek múltával is gyorsan előkereshető, mert tartalma indexelhető, címkézhető
• környezetbarát
• modern, elegáns megoldás

Az elektronikus számla kiállításához szükséges alkotórészek:

• számlázó program, amely előállítja a számla digitális képét (PDF vagy egyéb formátumban)
• fokozott biztonságú elektronikus aláírás
• minősített időbélyeg
• program, amely a számlához rendeli az időbélyeget és az aláírást, valamint elkészíti a kötelező csatolmányt
• archiváló, tárolási szolgáltatás, ami egy digitális tárhely a számlák számára
• egy felület, amelyen keresztül a befogadó letöltheti a számlát (emailen is küldhető, de ez nem biztonságos)
• a vevők (befogadók) felkészítése az elektronikus számla befogadására, tájékoztatók és az aláírás ellenőrzéséhez szükséges eszközök

TIPP: a meglévő elektronikus aláírásban és időbélyegben további lehetőségek vannak. Térjünk át digitális irattárolásra!

Kapcsolódó jogszabályok:

• AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS 1999/93/EK IRÁNYELVE az elektronikus aláírásra vonatkozó közösségi keretfeltételekről
• 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról
• NAV tájékoztató az elektronikus úton kibocsátott számlákról
• 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról
• 2006/112/EK Héa. irányelv