Mi az e-számla?

Ön olyan fiókot hoz létre, amellyel nem fog tudni számlákat létrehozni, mert nem adta meg cége adatait.

Biztos, hogy ezt akarja?

Igen
vagy
mégsem
E-Számla Online számlázó bemutató indítása

Hívjon minket!

nyil

+36 20 273 6337

Alapvető tudnivalók

Mi az e-számla?

Frissítve: 2013.01.23

Az elektronikus számla és a papír alapú számla között nincs lényegi különbség, mindkettő ugyanúgy használható. Az elektronikus számla megjelenésében különbözik, nem papírra készül, hanem egy digitális fájl, jellemzően PDF formátumú.

A Héa. irányelv 217. cikke a következőt mondja ki:

Ezen irányelv alkalmazásában „elektronikus számla”: az ezen irány­elvben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.

Ez a meghatározás nagyon tág, hiszen akár a beszkennelt papírszámla is minősülhet e-számlának a fenti defincíió alapján. Mire hát a felhajtás?
A probléma, hogy a digitális fájlok módosíthatóak, és ez számviteli bizonylatoknál bizony elég fontos szempont.

A Héa. irányelv 233. cikke ezt mondja ki:

(1) A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzési idejének végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, tartal­mának sértetlenségét és olvashatóságát, akár papíralapú, akár elektronikus formában bocsátották ki.

Az irányelv ránk bízza, hogy ezt hogyan tesszük meg, máig azonban két megoldás terjedt el, ezek közül is az első a gyakrabban alkalmazott módszer: PKI és EDI rendszerű e-számla. A PKI rendszer (elektronikusan aláírt és időbélyegzett dokumentum, legtöbbször PDF fájl) előnye, hogy egyszerűen adaptálható, nem jár különösebb beruházással. Cikkünk megállapításai elsősorban erre a megoldásra vonatkoznak.

Az e-számla eredetiségét két elem igazolja, az elektronikus aláírás és az időbélyeg. Ezek nélkül az elektronikus számla nem tehető a könyvelésbe, nem elszámolható. Mindig szükséges az elektronikus aláírás ellenőrzése, hogy meggyőződjünk róla, ki állította ki a számlát.

Az e-számla fájlt elektronikus úton, például email csatolmányban (kevésbé biztonságos) ill. letöltőoldalon keresztül vagy egy zárt, úgynevezett EDI rendszerben küldhetjük meg a vevőnek (őt nevezzük befogadónak). Az elektronikus számla kibocsátása és befogadása is felkészülést igényel minkét részről. A kibocsátónak rendelkeznie kell a hitelesített elektronikus aláírással és időbélyegekkel. A befogadónak meg kell oldania a befogadott számlák tárolását és kontírozását.

Az elektronikus számla papír alapon nem jelenik, nem jelenhet meg. A könyvelésbe nem tehető a kinyomtatott e-számla sem, azt digitális formában kell megőrizni. A digitális számláról akárhány másolat készíthető, mindegyik az eredetivel teljesen egyezőnek felel meg. (Kinyomtatható-e az e-számla?)

Az elektronikus számla előnyei:

  • nagy tömegű kiállítás esetén olcsóbb az előállítása
  • nagy mértékben automatizálható, munkaidő spórolható
  • biztosan eljut a vevőhöz, az átvétel ellenőrizhető (nyomkövetés)
  • gyorsabban kézbesíthető, kiállítás után azonnal elérhető
  • tárolása jelentősen olcsóbb a papírhalmokénál
  • évek múltával is gyorsan előkereshető, mert tartalma indexelhető, címkézhető
  • környezetbarát
  • modern, elegáns megoldás

Az elektronikus számla kiállításához szükséges alkotórészek:

  • számlázó program, amely előállítja a számla digitális képét (PDF vagy egyéb formátumban)
  • fokozott biztonságú elektronikus aláírás
  • minősített időbélyeg
  • program, amely a számlához rendeli az időbélyeget és az aláírást, valamint elkészíti a kötelező csatolmányt
  • archiváló, tárolási szolgáltatás, ami egy digitális tárhely a számlák számára
  • egy felület, amelyen keresztül a befogadó letöltheti a számlát (emailen is küldhető, de ez nem biztonságos)
  • a vevők (befogadók) felkészítése az elektronikus számla befogadására, tájékoztatók és az aláírás ellenőrzéséhez szükséges eszközök

TIPP: a meglévő elektronikus aláírásban és időbélyegben további lehetőségek vannak. Térjünk át digitális irattárolásra!

Kapcsolódó jogszabályok: