Mi az elektronikus aláírás?
Ha a papíralapú világban készítünk egy fontosabb dokumentumot, például egy szerződést, akkor a hitelesség kedvéért aláírásunkkal látjuk el. Később az aláírás alapján tudható, hogy az eredeti példányról van-e szó. Még nagyobb hatású, ha két tanú aláírása is rákerül a papírrra, ebben az esetben azonban később a tanúkra is szükség lesz, ha a hitelesség kérdése felmerül.
Tovább növelhető a hitelesség súlya, ha ügyvéd vagy közjegyző ellenjegyzi a dokumentumot. A közjegyző által hitelesített okirat minden kétséget kizáróan igazolja annak eredetiségét, magánokiratok esetében ez szokott a legmagasabb szint lenni. Azonban mind az ügyvédnek, mind a közjegyzőnek fizetni kell a szolgáltatásáért és a két félnek, a kiállítónak és a befogadónak is jelen kell lennie személyesen az aláírásnál. A mai rohanó világban ez már-már lehetetlen küldetés, ha nagy mennyiségű iratról, például számlákról van szó vagy a két fél például két országban él.
A digitális dokumentumokat nem tudjuk tollal aláírni vagy lepecsételni. Az e-dokumentumok hitelesítéséhez az előző, bonyolult eljárások, mint a tanúk, ügyvéd vagy közjegyző nem szükségesek, csak egy elektronikus aláírás kell. Az elektronikus aláírás digitálisan hitelesíti a dokumentumot: azonosítja az aláíróját, igazolja a sértetlenségét és lehetővé teszi annak titkosítását.
Az elektronikusan aláírt dokumentumból egyetlen példány is elég, hiszen az akárhányszor lemásolható, mindig az eredetivel teljesen azonos fájlt kapunk.
Hogyan készül egy hitelesített elektronikus dokumentum?
A dokumentum vagy már eredetileg elektronikus formában áll a rendelkezésre, ilyen például egy e-számla, vagy digitalizálni kell azt, például beszekennelni egy PDF fájlba. Ezt követően egy programmal a digitális aláírást hozzá kell rendelni a fájlhoz, elválaszthatatlanul és véglegesen. Ez a művelet akár automatizálható is, és pillanatok műve csupán.
TIPP: Az e-dokumentum hitelessége tovább növelhető, ha egy időbélyeget is csatolunk hozzá. Ekkor már nem csak az igazolható, hogy mi készítettük, hanem az is, pontosan mikor. Az aláírásban szereplő időpont szintén igazolja a keletkezés idejét, de ez nem hitelesített időpont, ezért van szükség időbélyegre is.
Az elektronikus aláírás gyakorlatilag egy kódsorozat, amelyet egy hitelesítő szolgáltatótól kell megvásárolnunk. Ez a kódsorozat olyan, mint az ujjlenyomatunk, ami csak ránk jellemző. Két részből áll, egy titkosított és egy nyilvános digitális kulcsból. A nyilvános kulcsot kapják meg az ügyfeleink, ezzel tudják elolvasni a kódolt fájl tartalmát. A titkosított kulcs a sajátunk, ezzel kódoljuk, írjuk alá a dokumentumokat. A kódolás azonban nem kötelező.
Az elektronikus aláírás és a digitális dokumentum összerendelése a jellemzően egy hitelesítő szolgáltatótól vásárolt programmal lehetséges. Mivel az eljárás nyilvános szabványokon nyugszik, ezért sok egyéb módon is van lehetőség egy elektronikus aláírás dokumentumhoz rendelésére: pl. Adobe Acrobat ® szoftverrel, fénymásoló géppel, stb.). Az elektronikus aláírást e-szignó vagy digitális tanúsítvány néven is szokták említeni.
Az elektronikus aláírásnak két fajtája van: fokozott biztonságú tanúsítvány és minősített tanúsítvány. A fokozott biztonságú tanúsítvány hasonló a kézi aláíráshoz, például elektronikus számlák aláírásához használhatjuk. A minősített tanúsítvány magasabb szintű, hasonló bizonyító erővel bír, mint a közjegyzői ellenjegyzés vagy két tanú aláírása.
TIPP: a papír alapon megkötött szerződéseket, fontosabb dokumentumainkat szkenneljük be, ezt követően lássuk el digitális aláírással és digitális időbélyeggel, betartva a papíralapú dokumentumok archiválásával kapcsolatos rendeletet. Az időbélyeget egy elektronikus aláírással együtt használva már hitelt érdemlően bizonyíthatjuk egy elektronikus dokumentum eredetiségét. Erről a dokumentumról készített akárhány másolat az eredetivel teljesen megegyező és hiteles lesz. A bíróságok és a hatóságok is hitelesnek tekintik és elfogadják, illetve ha valaki vitatja, akkor a bizonyítási teher az övé.
Kapcsolódó jogszabályok:
- RENDESWEB Kft
- 1173 Budapest, Határhalom u. 4.
- info
elektronikusszamla.hu