E-Számla befogadás
Hogyan kontírozzuk az e-számlát?
Frissítve: 2013.01.21
Általában az elektronikus számla kontírozása okozza a legtöbb fejtörést az elektronikus számlázással kapcsolatosan. A jogszabály 2013-tól egyszerű megoldást biztosít a problémára, de először tekintsük át a lehetőségeket.
Hogyan ne kontírozzuk az e-számlát?
Az elektronikus számla kinyomtatható, amennyiben szükségünk van nyomtatott példányra, ezt semmi sem tiltja. (Kapcsolódó cikkünk: Kinyomtatható-e az e-számla?)
Ne feledjük azonban, hogy az elektronikus számla nyomtatott példánya nem hiteles számviteli bizonylat. Tehát ne erre rögzítsük a kontírozási adatokat és ne ezt a példányt adjuk át az adóhivatalnak az ellenőrzéskor. Ez lehet egy segédeszköz a feldolgozásban, de ne jelenjen meg a számviteli bizonylataink között.
A könyvelőnek az eredeti elektronikus számlát vagy a nyomtatott, papír változatot is átadhatjuk, sőt, a legegyszerűbb egy listát küldeni a számlák adataival, de kontírozni, megőrizni és bemutatni mindig az eredeti elektronikus számlát kell.
Hogyan kontírozzuk helyesen az e-számlát?
A kontírozásra a számviteli törvény (2000. évi C. törvény a számvitelről) 167. §. (1) bekezdésének h) és i), valamint (7) bekezdése ad előírást. Az alapelv, hogy a számviteli bizonylat és a számviteli (könyvviteli) nyilvántartások közötti kapcsolat egyértelmű, visszakereshető, könnyen ellenőrizhető legyen az utólagos módosítások kizárásával.
A jogszabályból három megoldás olvasható ki, de szabadságot ad abban is, hogy a megfelelő eljárást a befogadó alkossa meg. A kontírozás technikai részleteit a gazdálkodónak a belső szabályzatában, működési rendjében kell rögzítenie kiemelve a hitelesség és a felelősség kérdését.
-
A kontírozási információk elektronikus csatolása az eredeti elektronikus számlához egy elektronikus melléklet formájában. Ez a csatolmány hasonló az adóhivatal által megkövetelt adattartalmú, számla információkat tartalmazó csatolmányhoz.A csatolást egyértelmű hozzárendeléssel és elválaszthatatlan módon kell történjen, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva. A legkézenfekvőbb technikai megoldás az, hogy a csatolás után ismét fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel látjuk el a számlát. A számlán ekkor nyomon követhető az eredeti kiállító aláírása és a kontírozási információk csatolásának időpontja.
A módszer hátránya, hogy technikai feltételei vannak. -
Számla egyedi azonosítójának rögzítése könyvelési tételhez a könyvelési rendszerben. Ez a megoldás talán a legegyszerűbben megoldható. A számla egyedi azonosítója lehet pl. a számlaszám, bizonylatszám stb. mely saját rendszerünkben teljesen egyedi. Ezzel az azonosítóval megoldható az e-számla logikai hozzárendelése. Egy könyvelési rendszerben ezen később nem lehet változtatni, hogy csak stornírozás útján lehet újból lekönyvelni. A könyvelési rendszer biztosítja, hogy ez az összerendelés utólag nem módosítható, valamint a számla száma alapján az összerendelés visszakereshető. Ezzel a megoldással eleget tettünk a jogszabályi előírásoknak ill. a logikai hozzárendelés szabályainak. Ez a módszer nem jár plusz költséggel gyakorlatilag, ezért sokan ezt választják.
-
Külön iktatóprogram használata. Az iktatóprogram állítja elő az iktatószámot és ehhez rendeli elválaszthatatlan módon az elektronikus számlát, valamint a könyvelési információkat. A visszakereshetőség az iktatószám alapján biztosított mind a számla, mind a könyvelési információk tekintetében. Az utólagos módosítás lehetőségét ekkor is ki kell zárni.
-
Az előző három módszeren túl a befogadó bármilyen más módszert is választhat, melyet a szabályzataiban rögzít. A saját módszernek meg kell felenie az alapelvnek (egyértelmű hozzárendelés, elválaszthatatlanság, utólagos módosíthatóság kizárása).
Mivel az elektronikus számlák csak elektronikus formában léteznek, ezért a könyvelési információkat is csak és kizárólag elektronikus formátumban lehet az elektronikus számlához rendelni.
Az elektronikusszamla.hu fejlesztője a:
- RENDESWEB Kft
- 1173 Budapest, Határhalom u. 4.
- info
elektronikusszamla.hu