Gyakori kérdések
Valóban előnyösebb az e-számla?
Ez elektronikus számla nem egy “mindent vivő” joker. Használata felkészülést igényel, de általánosságban elmondható, hogy bármely cégméretet nézzük, vannak olyan előnyei, ami a papír alapú számlázásról való áttérés mellett dönt. Minél több számlát állítunk ki, annál olcsóbb egy e-számla költsége, de ez a papír alapú számlák esetében is így van.
Már egy kezdő vállalkozás is állíthat ki elektronikus számlát, nagyban nő a presztizse a vevői szemében, sokkal elegánsabb, mint egy számlatömbbel rohangálni. A számla pedig akár egy okostelefonról, akár egy laptopról vagy tablet PC-ről elküldhető a vevőnek, aki azonnal meg is kapja azt.
A webáruházak esetében a számlázás teljes mértékben automatizálható, éjjal-nappal és hétvégén készülhetnek a számlák folyamatosan, emberi kéz beavatkozása nélkül.
A gondos mérlegeléshez részletesebben sorra vesszük az előnyöket:
Olcsóbb a kiállítása
Maga a számla előállítása szinte a mennyiségtől függetlenül olcsóbb a papír alapú számlázásnál. Az időbélyeg költségén felül nincs olyan kiadás, amely a papír alapú számlánál ne lenne. Az időbélyegnél azonban többe kerül a 2, 3 vagy több példányban nyomtatott számla papír költsége, a nyomtató és a fénymásoló üzembentartása, a postázáshoz a boríték és a posta díja, a papírszámlák tárolási költsége és az ehhez szükséges munkaidő.
A számlázóprogramok beállíthatóak, hogy közvetlenül PDF nyomtatóra nyomtassanak, így valószínűleg a programot nem szükséges cserélni. A webáruházak esetében a számlák elkészítése kapcsolatban áll a webáruház adatbázisával, itt az automatizálás tovább fokozható. Ha kézi számlatömböt használtunk eddig, akkor a számlázás ezentúl programmal végezhető, ami gyorsabb és praktikusabb is.
Munkaidő spórolható
Az egyik legdrágább erőforrás a vállalkozásban a munkaerő. Pénzbe is kerül és korlátozottan áll rendelkezésre. A számla megírására fordított idő jellemzően a webáruházaknál spórolható meg. A leglátványosabb időmegtakarítás a számlák borítékolása és postára adásának mellőzésével érhető el.
Biztosan, gyorsan a vevőhöz jut
Az elektronikusan elküldött számla kézbesítése nyomon követhető, de enélkül is biztosak lehetünk, hogy a vevő email címére küldött értesítőre nem mondható, hogy nem kapta meg. Az elektronikus számla a kiállításának a pillanatától elérhető, a kézbesítés, iktatás ideje levonható a fizetési határidőből. Vége az időhúzásnak. A vevő bármikor kaphat egy másolatot a számlából, nem hivatkozhat arra, hogy elveszett a számla.
Gyorsan előkereshető, olcsóbban tárolható
A papír alapú számlák tárolása bizony gond, akár néhány, akár sok van belőlük. Az elektronikus számlák fizikailag nem léteznek, az elektronikus fájlok pedig tárolhatók akár online felületen, akár saját adattárolón.
Az e-számla tartalma indexelhető és később pont úgy kereshető, mint a fájlok a számítógépen. Az évek múltával való visszakeresés pillanat műve csupán, az eredmény, a számla digitális képével együtt, azonnal a rendelkezésre áll. Az elektronikus számlákról bármilyen lista készíthető, akár utólag is, további adatrögzítés nélkül is.
Környezetbarát
Ez nem kézzel fogható előny, nem jelentkezik a pénztárcánkban sem, csak jóleső érzés, hogy megkíméljük a fák életét, hozzájárulunk a környezetünk megóvásához.
Modern, elegáns megoldás
Igazi presztízs értéke van. A kézi számlatöbbel való ügyetlenkedés, rontott számla vagy a webáruház vevői bizalmának felépítése a kisebb vállalkozások mumusa. A nagyoknál meg elvárt, hogy a lehető legmodernebb technológiákat használják, óvják a környezetüket és csökkentsék a költségeiket ott, ahol lehet.
Az elektronikus számlázás még nem általános, így kítűnhet a versenytársai közül az, aki már bevezette. Ha már áttért rá mindenki, akkor meg ciki lesz még papíron számlázni.
TIPP: a digitális aláírással együtt használjunk időbélyeget, amellyel az eredetiség mellett a dokumentum keletkezésének időpontját is hitelt érdemlően bizonyíthatjuk.
Kapcsolódó jogszabályok:
Az elektronikusszamla.hu fejlesztője a:
- RENDESWEB Kft
- 1173 Budapest, Határhalom u. 4.
- info
elektronikusszamla.hu