Az e-számla tárolása

Az Áfa törvény 179. § (2) rendelkezése szerint:
 

Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg.

Vagyis, amennyiben a beérkezett e-számlákat kinyomtatjuk, a nyomtatott példány elveszti hitelességét (lásd: Kinyomtathatom-e az e-számlát?).
A megőrzési idő független attól, hogy elektornikus, vagy hagyományos számláról beszélünk, vagyis e-számláinkat is a számviteli törvényben található 8 évig szükséges megőrizni. 

Fontos látnunk azt, hogy az elektronikus számla kiállítása lehetséges minősített időbélyegző alkalmazása nélkül is, hiszen így teljesíthetőek az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó elvárások, azonban a megőrzéshez elkerülhetetlen az, hogy használjunk ilyen időbélyeget. A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet erre vonatkozóan írja:

4. § (3) A megőrzésre kötelezett köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd - ha az elektronikus aláíráson még nincs elhelyezve - az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt elhelyeztetni az elektronikus dokumentum aláírásán.

Ugyanezen rendelet 3. § alapján két módon őrizhetünk meg egy elektronikus számlát (kiállítói és befogadói oldalra is vonatkozik):
 

3. § A megőrzés az alábbi módokon végezhető, amennyiben ennek során teljesítik a 2. §-ban foglalt követelményeket:

a) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben (a továbbiakban: Eat.) meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. § szerinti megőrzésével,

b) az 5. §-ban meghatározott zárt rendszer alkalmazásával,

Vagyis amennyiben olyan e-számlát kapunk, amelyen a kiállító nem helyezett el ilyen aláírást és minősített időbélyeget, ezt a befogadónak kell megtennie. Ehhez persze megfelelő szoftveres infrastruktúrával kell rendelkeznünk. Mindez ellen befogadóként védekezhetünk úgy, hogy kizárólag a fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel rendelkező elektronikus számlákat fogadjuk be.