Mi a teendő, ha e-számlát kap?

Ahogy a papír alapú számlát, az elektornikus számlát is szükséges befogadni a számla vevőjének. A következőkben áttekintjük a vonatkozó jogszabályokat, és azt, milyen teendői vannak Önnek, amennyiben e-számlát szeretne befogadni.

1. Be kell-e fogadnom az e-számlát?
   
   Mind a magyar jogszabályok, mind az EU-s irányelvek szabadságot adnak a befogadónak ebben, vagyis nem kötelező befogadnunk az e-számlát.
   2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) bekezdése kimondja:
   
   

   (3)229 Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele
   a) a (2) bekezdés b) pontjában említett esetben, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról;
   b) egyéb esetben a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik.

   
   
   A Héa. irányelv 2010-es módosításának 232. cikke szintén generális szabályként tartalmazza az előzetes beleegyezést:
    

   Elektronikus számla alkalmazásához a számlabefogadó beleegyezése szükséges.

   Amennyiben befogadjuk az elektronikus számlát, alapvetően két feladatunk van: az e-számla kontírozása és tárolása. Mindkét művelet elvégezhető komoly befektetések nélkül, lássuk hát a teendőket!
    
2. Az elektronikus számla kontírozása
   
   Míg kezdetben külön eszközökre volt szükség az e-számlák megfelelő kontírozásához, ma már gyakorlatilag plusz napi teendő nélkül megoldható ez a kérdés jelenlegi könyvelési rendszerünk használatával.
   Az e-számla kontírozásáról itt olvashat bővebben: Hogyan kontírozzuk az e-számlát?
    
3. Az e-számla tárolása
   
   Az elektronikus számlák tárolásánál két lehetőségünk van: archiválási szolgáltatót bízunk meg vele, vagy saját magunk is tárolhatjuk azokat. Figyeljünk arra, hogy komoly veszteség érhet bennünket bizonylataink elvesztésekor, ezért próbáljuk redundánsan, adatveszteséget kizáró formában tárolni azokat (pl. E-Számla Online Számlázó)
   További tudnivalók a tárolásról: Hogyan tároljuk az eszámlát?
    
4. Tárolási hely bejelentése az adóhatóság felé
   
   A 2003. évi XCII. törvény 17. § a) szerint:
   
   

   a) iratai, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatai és nyilvántartásai őrzésének helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével, valamint ha az adózó bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, ezt a tényt;

   Akár kiállítunk, akár befogadunk e-számlát elektornikusan tároljuk azokat, melynek helyét be kell jelentenünk az adóhatóság felé. A gyakorlatban ez sokszor inkább online szolgáltató, ahol nem tudunk fizikai címet mondani.