Számlaküldés e-mailben - NAV állásfoglalás

Ön olyan fiókot hoz létre, amellyel nem fog tudni számlákat létrehozni, mert nem adta meg cége adatait.

Biztos, hogy ezt akarja?

Igen
vagy
mégsem
E-Számla Online számlázó bemutató indítása

Hívjon minket!

nyil

+36 20 273 6337

Számlaküldés e-mailben - NAV állásfoglalás

Még messze nincs vége a történetnek, de egy fejezetet biztosan lezárhatunk. A 2013 január elején életbe lépett adójogszabályokat sokan értelmezték úgy, hogy ettől a pillanattól kezdve már nincs szükség az elektronikus aláírásra és az elektronikus időbélyegre az elektronikusan (e-mailen) küldött számlákon, vagyis nyugodtan küldhetünk számlát az ügyfelünknek emailen, még azzal sem igazán kell bajlódni, hogy PDF formátuma legyen. Sajnos számos szolgáltató hirdette is az ilyen megodást: számlázás 0 Forintért. Ami ingyenes, az pedig kapós is.

 

Pedig az elektronikus aláírásra és az időbélyegre igenis szükség van. Nem az adótörvények között találjuk meg e kötelmet (abból kikerült 2013-tól), hanem az archiválási törvény előírása ez.

 

Nem győzzük hangsúlyozni, hogy kétféle számla létezik: a papír alapú és az elektronikus számla. A papír alapú számlát papír alapon kell kibocsátani, az ügyfélnek átadni és megőrizni. Az elektronikus számla elektronikus formában kerül kiállításra, jut el az ügyfélhez, eredetiségét és változatlanságát az időbélyeg és az elektronikus aláírás együtt garantálja.

 

Egy kérdésre válaszul a Nemzeti Adó és Vámhivatal állásfoglalása - bár kicsit megkésve, mert tavaly év elején még jobban örültünk volna egy ilyennek -  végre egyértelműsíti, mi az elektronikus számla, hogyan kell kezelni és befogadni.

 

Vagyis nem küldhetünk el egy papír alapú számlát emailen, csak ha van hozzá csatolva időbélyeg? De küldhetünk, csak az emailen elküldött ilyen számla nem elektronikus számla és nem is papír alapú számla. A NAV ezt írja: “az elektronikusan megküldött fájl csupán a számla képe, másolata, nem maga a számla.”  Tehát az elektronikus küldést követnie kell magának a számlának is postai úton vagy személyesen átadva.

 

A befogadó az emalien elküldött számlaképpel két dolgot tehet. Az egyik, hogy kinyomtatja a számlát és megkezdi a könyvelést vele. Azonban amíg nem jön meg a papír alapú számla, addig neki kell bizonyítania, hogy az így nyomtatott számla tartalmilag és formailag megegyezik a kibocsátó által kiállított számlával. Ezt pedig nem tudhatja.

 

A másik lehetőség, hogy a kapott fájlt (például PDF) elektronikusan megőrzi az archiválási szabályok szerint. A változatlanság és az eredetiség érdekében azonban ilyenkor időbélyeggel is el kell látnia, amire nem mindenki van felkészülve. Továbbá még mindig ott a bizonyítási teher, hogy a számlakép egyezik a kibocsátó által kiállított számlával.

 

Tehát a kör bezárult. Vagy elektronikus számlát állítunk ki időbélyeggel, elektronikus aláírással vagy  marad a hagyományos nyomtatás és postázás.

 

A NAV állásfoglalás teljes szövege:

 

Tisztelt Ügyfelünk!

Főigazgatóságunkhoz e-mailben érkezett levelére az alábbi tájékoztatást adjuk.

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 259.§ 5. pontjában található értelmező rendelkezés szerint elektronikus számlának az a számla minősül, amely a törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.

Ennek a fogalomnak megfelelhet az elektronikus formátumban küldött fax, a papíralapon készült számla szkennelt változata PDF mellékletként csatolva és e-mailben elküldve, vagy a számlázó-programmal előállított számla PDF mellékletként csatolva, e-mailben elküldve, de csak akkor, ha a számla befogadója a számlát később elektronikusan kezeli, őrzi, archiválja.

Ebből következik, hogy a levelében leírt módszer, megfelelhet akár az elektronikus számlázásnak is, azonban az Áfa tv. 168/A. §-ában írtakat szem előtt kell tartani

Nincs tehát törvényi akadálya a levelében leírt módszer alkalmazásának, de ehhez a vevő beleegyezése elengedhetetlenül szükséges, hiszen a számla ilyen módon való befogadása az o részükről a számla további kezelésében, megőrzésében jelentős különbséget jelent a hagyományos, papír alapon rendelkezésre bocsátott számlákhoz képest.

Nem valósul meg elektronikus számlázás akkor, ha az elektronikus számla befogadásában nem állapodnak meg, így a vevő az e-mailben megküldött elektronikus számlát tartalmazó fájlt nem nyitja meg, és nem is lenne képes annak elektronikus módon történő tárolására sem. Ilyen esetben nem biztosított a vevő általi átvétel, befogadás.

Abban az esetben viszont, ha ugyan elektronikusan bocsátják ki a számlát, de a számla befogadója csak nyomtatni tudja a számlát olyan módon, hogy az e-mail csatolmányaként küldött PDF file-t nyomtatja ki, vagy a számára elérhetővé tett linken kizárólag a "Nyomtatás" menüpont aktív, akkor a befogadó nem tudja eltárolni a számlát, nem elektronikus számlázás történik. Ekkor valójában úgy lehet tekinteni, hogy a technikai nyomtató van a számla befogadójánál. A befogadás tehát ebben az esetben nem elektronikus. Ekkor nem teljesül a 259. § 5. pontjának valamennyi fogalmi eleme, nem elektronikus, hanem papíralapon kibocsátott számláról van szó, amelyre a papíralapú számlák megőrzésére vonatkozó szabályok irányadóak, és ez a módszer ugyanúgy megfelel a törvényi feltételeknek.

Külön megállapodás hiányában az elektronikusan megküldött és befogadott számla elektronikus számlának minősül, amelyre azonban továbbra is szigorú archiválási szabályok vonatkoznak.

Ha a befogadó nem tudja teljesíteni az elektronikus számla megőrzésére vonatkozó előírásokat, célszerű - lehetőség szerint írásban rögzítve - megállapodniuk abban, hogy papíralapon történik a számlázás, és az elektronikusan megküldött fájl csupán a számla képe, másolata, nem maga a számla. (Ennek a megoldásnak általában adminisztratív oka van: a könyvelést a számla képe alapján már előbb el tudja végezni a befogadó, mint ahogy a papíralapú számla postán megérkezik, személyesen átadják stb.)

Az elektronikus formában megőrzött adatok tekintetében továbbra is figyelemmel kell lenni a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet előírásaira.

Tájékoztatjuk, hogy a válaszlevél tartalma szakmai véleménynek minősül, kötelező jogi erővel nem bír.

Címkék:
e-számla, nav